Information om behandling av personuppgifter till dig som deltar i en process om anställning på TM & Partners

Eftersom du läser denna text antas det att du vill ha information om hur Advokatfirman Törngren Magnell AB (”TM & Partners”) behandlar personuppgifter i samband med rekrytering, dvs. i anslutning till ansökan om anställning på TM. Informationen gäller såväl (i) dig som lämnar en intresseanmälan till TM, (ii) dig som söker en tjänst hos TM, (iii)dig som är referens i en rekryteringsprocess.

Som du säkert känner till ska TM & Partners som personuppgiftsansvarig, dvs. den som bestämmer ändamål och medel för viss behandling av personuppgifter, enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) lämna information om behandlingen av personuppgifter. Med denna information vill vi således uppfylla GDPR och informera dig om behandlingen av dina personuppgifter som aktualiseras när du deltar i en process om anställning på TM & Partners.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Advokatfirman Törngren Magnell AB, org. Nr 556694-7163. Kontaktuppgifter hittar du här.

 

Synpunkter och om utövande av rättigheter

Om du har några frågor eller synpunkter om hur TM & Partners behandlar personuppgifter eller önskar utöva dina rättigheter ber vi dig i första hand att använda funktioner för detta som finns i vårt rekryteringsverktyg Teamtailor, i andra hand att kontakta oss via mail i info@tmpartners.se. Det sagt kan vi förstås alltid hantera ett brev om du inte vill använda mail. Om du begär ut dina personuppgifter kan vi komma att begära en egenhändigt undertecknad ansökan för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifter till rätt person.

 

Kategorier av personuppgifter som behandlas, ändamål och laglig grund

Information om personuppgifter vi kan komma att samla in från dig och andra källor inom för rekryteringsprocessen, om ändamål, samt den rättsliga grunden för behandlingen för sådant ändamål följer här:

C1. Kategori av personuppgifter: Kontaktuppgifter (namn, adress, telefon och epost)

• Ändamål 1: För att kunna ta emot din anmälan/ansökan och ge dig återkoppling på densamma. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: att säkerställa behovet av personal och genomföra rekrytering härför för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. 
• Ändamål 2: Utvärdering av (i) rekryteringsprocess och (ii) våra digitala tjänster för rekrytering (Till exempel; analys av rekryteringsprocessen internt och externt eller hur medarbetare internt bedömt sökande eller en analys av val av kanaler för att publicera platsannonser. Rättslig grund: Intresseavvägning Att säkerställa att vår verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och då med avseende på rekryteringsprocessen och däri använda digitala tjänster. 
• Ändamål 3: Framställande av statistik (ej direkt kopplat till dig eller annan individ). Rättslig grund:  Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: Att ha underlag i form av statistik för beslutsfattande och bedömning rörande TM:s verksamhet. 
• Ändamål 4: För att uppfylla diskrimineringslagstiftningen och andra rättsliga skyldigheter samt skydda TM mot eller kunna framställa rättsligt anspråk (t.ex. om du skulle ha rättsliga anspråk mot oss eller om vi skulle ha rättsliga anspråk mot dig) med anknytning till ett anställningsförfarande. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: att kunna försvara oss mot rättsliga anspråk eller framställa rättsliga anspråk (i intresseavvägningen har i tillämpliga fall att invägas om det föreligger en rättslig skyldighet för TM att utföra viss behandling).
• Ändamål 5: För att kommunicera aktiviteter och nyheter i vår verksamhet och annan marknadsföring om TM. Detta om du gjort en intresseanmälan. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: direktmarknadsföring. Om du invänder mot behandling för direkt marknadsföring ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

 

C2. Kategori av personuppgifter: Innehåll i intresseanmälan eller ansökan om tjänst (de uppgifter du tillhandahåller oss såsom uppgift om utbildning, betyg, tidigare arbetsgivare, medlemskap i föreningar, certifikat, personnummer, e-mail, CV, personligt brev, bild, personlig film, testresultat, svar på urvalsfrågor, länk till-och innehåll från Linkedinprofil)

• Ändamål 1: Att behandla din anmälan/ansökan som ett led i TM:s rekrytering av personal och då särskilt TM:s bedömning om din lämplighet, inkluderande att jämföra dig utifrån tillgängliga uppgifter med andra kandidaters, samt avgöra i vilken mån TM bedömer att du matchar behov hos TM. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: att säkerställa behovet av personal och genomföra rekrytering härför för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Även ändamål 2 till 4 och rättslig grund samma som i punkten C1 ovan. 

 

C3. Kategori av personuppgifter: Uppgifter som TM upprättar inom ramen för rekryteringsprocess i vilken du ingår (till exempel bedömningar om dig liksom lämplighet för sökt tjänst, anteckningar från intervjuer eller löpande kontakt vi har i samband med rekryteringsprocess).

• Ändamål 1: Att behandla din anmälan/ansökan som ett led i TM:s rekrytering av personal och då särskilt TM:s bedömning om din lämplighet, samt avgöra i vilken mån TM bedömer att du matchar behov hos TM. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: att säkerställa behovet av personal och genomföra rekrytering härför för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Även ändamål 2 till 4 och rättslig grund samma som i punkten C1 ovan.

C4. Kategori av personuppgifter: Uppgifter som vi erhåller från tredjeman (till exempel testresultat när tillämpligt, synpunkter från referenter när vi tar referenser)

• Ändamål 1: Att behandla din anmälan/ansökan som ett led i TM:s rekrytering av personal och då särskilt TM:s bedömning om din lämplighet, samt avgöra i vilken mån TM bedömer att du matchar behov hos TM. Särskilt när det gäller information från av dig lämnad referens för att göra en värdering av vilken betydelse referensen och av referent lämnad information ska tillmätas vid bedömning av kandidat. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: att säkerställa behovet av personal och genomföra rekrytering härför för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Även ändamål 2 till 4 och rättslig grund samma som i punkten C1 ovan. 

C.5 Kategori av personuppgifter: Uppgifter om referent (namn, telefon, e-post och eventuella andra uppgifter vi erhåller från kandidater vid angivande av referens).

• Ändamål 1: kontakt med referent. Rättslig grund: Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR. Berättigat intresse: att säkerställa behovet av personal och genomföra rekrytering härför för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Även ändamål 2 till 4 och rättslig grund samma som i punkten C1 ovan.

C.6 SÄRSKILDA KATEGOIRER AV PERSONUPPGIFTER: Om du i samband med rekrytering tillhandahåller personuppgifter som omfattas av vad GDPR kallar ”särskilda kategorier av personuppgifter” (såsom personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning) menar TM att du SAMTYCKT till behandlingen av uppgifterna du lämnat och då för ändamål 1 i punkterna C2ovan. DU HAR DÅ SAMTYCKT GENOM ATT LÄMNA UPPGIFTERNA. Du kan alltid i stället, om du vill lämna sådana uppgifter som här sägs för att du tror det kan vara av betydelse i en rekryteringsprocess alltid kontakta HR‑ansvarig på TM för en diskussion om hur uppgifterna ska lämnas i stället för att ge in uppgifterna elektroniskt.

KOPPLING TILL LINKEDIN med flera – I den mån som ett on-line rekryteringsverktyg som TM ger dig tillgång till (Teamtailor) tillåter att du använder Linkedin eller andra tjänster för att lämna uppgifter till TM vill TM inte ta på sig ett personuppgiftsansvar för behandling, enbart för att denna möjlighet erbjuds. Du bör således vara uppmärksam på att det är LINKEDIN eller annan sådan tjänsteleverantör som i första hand är personuppgiftsansvarig och att du själv väljer att utnyttja en möjlighet som de erbjuder dig för att tillhandahålla din information. TM erbjuder alternativa sätt att tillhandahålla informationen.

Om intresseavvägning

När vi behandlar med stöd av så kallad Intresseavvägning, artikel 6.1.f GDPR (berättigat intresse, som överväger registrerads intressen, grundläggande rättigheter och friheter och krav på skydd av personuppgifter), har vi angivit vårt berättigade intresse i samband med det (se ovan). Du har enligt GDPR rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning liksom att på begäran få information om den intresseavvägningsbedömning som gjorts.

Om mottagare

Mottagare av personuppgifterna är framför allt de hos TM som handlägger anställningsprocesser (t.ex. HR-ansvarig delägare). Då definitionen i GDPR av mottagare omfattar alla som tar emot personuppgifter, oavsett om de tar del av dessa behöver TM också ange att mottagare kan vara teleoperatörer genom vars tjänster uppgifterna transporteras vid elektronisk kommunikation (det visste du säkert men vi vågade inte chansa), IT-leverantörer hos oss och då särskilt den IT-leverantör vi använder för vår rekryteringslösning, Teamtailor (typiskt den tjänst som du använder när du läser detta).

Om överföring utanför EU/EES

TM bedriver verksamhet i Sverige. TM liksom flertalet företag, inklusive advokatfirmor, använder sig av IT-leverantörer som tillhandahåller tjänster med användning av så kallade molntjänster (Även om vi anlitar teknikleverantörer etablerade inom EU/EES förekommer att dessa i sin tur anlitar underleverantörer för olika tekniska tjänster och detta ge upphov till överföring till tredjeland). Detta gäller även för behandling av dina personuppgifter i aktuellt sammanhang. TM ska därför klargöra att TM, inom ramen för IT-användning, avser att överföra personuppgifter utanför EU (till ett tredjeland) och att så kan ske även då ett beslut av EU kommissionen om adekvat skyddsnivå saknas. om överföring sker till ett land för vilket ett beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå saknas grundas rätten till överföring på så kallade standardavtalsklausuler. Tillämpliga beslut från EU-kommissionen finns tillgängliga bland annat via tjänsten EUR-Lex. Däribland särskilt Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 om standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredjeländer. (Modul II används om leverantören som vi avtalar med är etablerad utanför EU och modul III om denne är etablerad inom EU). Du har rätt till information om de lämpliga skyddsåtgärder som i enlighet med artikel 46 GDPR har vidtagits vid överföring. Är du minsta tveksam till att uppgifter kan komma att överföras till tredjeland i anledning av att du vill delta i en rekryteringsprocess hör av dig till TM:s HR-ansvarig så försöker TM hitta en alternativ lösning för kommunikation.

Om hur länge uppgifter sparas

Personuppgifterna kommer att lagras ett tag. Dina personuppgifter kan komma att sparas upp till 24 månader efter att den tjänst du sökt tillsatts eller längre om det under denna tid initieras något rättsligt förfarande runt den rekrytering i vilket dina uppgifter använts. Detta har framför allt sin grund i preskriptionstiderna enligt gällande diskrimineringslagstiftning. När du gjort en intresseanmälan till oss sparar vi uppgifter i 12 månader från din anmälan med stöd av ditt samtycke.

Om dina rättigheter

Du har enligt GDPR rätt att begära (i) tillgång till och (ii) rättelse eller (iii) radering av personuppgifter eller (iv) begränsning av behandling som rör dig liksom (v) att invända mot behandling samt (vi) viss laglig rätt till s.k. dataportabilitet. Angående dina rättigheter se vidare TMs Integritetspolicy. 

I den mån vi behandlar med stöd av samtycke från dig kan du förstås återkalla ditt samtycke när som helst. Det kommer förstås inte att påverka lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket innan detta återkallades.

Du har enligt GDPR rätt att inge klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet. Aktuell tillsynsmyndighet i Sverige är integritetsskyddsmyndigheten, IMY (www.imy.se). Vi hoppas dock att du först hör av dig till oss om du skulle ha några synpunkter.

Om skyldighet att inte lämna uppgifter

Det är inte ett krav att lämna uppgifter men den möjliga följden av att du inte lämnar uppgifter, särskilt om du är sökande av anställning, kan det förstås vara att det försvårar för TM att göra ett rättvist urval och ytterst försvåra för sökande att få anställning. Har du känsliga uppgifter som du av särskilda skäl inte vill lämna elektroniskt är det förstås bara att höra av sig till den som hanterar den aktuella anställningsprocessen för att lämna dem muntligen och berätta hur du vill att denne ska hantera uppgifterna.

Om insamling från andra källor än direkt från dig

TM kan som framgår ovan komma att erhålla och behandla personuppgifter som inte har erhållits från dig i samband med rekrytering. Även i så fall gäller det som angivits ovan (punkt 1 och 2, vilket TM inte tycker ska behöva upprepas här). Du ska dock vara uppmärksam på att vi ovan (punkt 1) försökt ange att uppgifter inte nödvändigtvis alltid kommer från dig och om inte så är fallet varifrån personuppgifterna kommer, och i förekommande fall huruvida de har sitt ursprung i allmänt tillgängliga källor.

Ändringar av denna information

TM förbehåller sig rätten att göra ändringar eller tillägg till denna information. Den senaste versionen ska vara tillgänglig via TMs rekryteringsverktyg (Teamtailor). En ny version anses vara kommunicerad till registrerade antingen när registrerad har fått ett e-postmeddelande som informerar denne om ny version (då genom den e-postadress som registrerad angivit samband med användningen av rekryteringsverktyget) eller när registrerad på annat sätt informeras om ny version.

Kontakt

För frågor eller ytterligare information om vår hantering av personuppgifter se ovan under rubriken "Personuppgiftsansvarig" och "Synpunkter och om utövande av rättigheter". För frågor om våra rekryteringsprocesser eller din ansökan hänvisar vi till kontaktpersoner som listas i annons eller på vår karriärsida.

Särskilt om Cookies

Angående användningen av Cookies i TM:s rekryteringsverktyg (Teamtailor) hänvisas till aktuell cookie policy.

***